Norsk Synergi AS | 5 feller du må unngå når du implementerer et ERP-system

5 feller du må unngå når du implementerer et ERP-system

Publisert av  på 
September 16, 2014
|
ERP

 

En implementasjon av et nytt ERP-system er en stor oppgave og krever nøye planlegging. Her er noen feller du må styre klar av:

 

1. Overse intern forståelse

Et besøk på et postkontor i USA for noen år siden ville gitt et godt eksempel på hvorfor det er så viktig å få med seg alle i organisasjonen når man implementerer et nytt system. U.S. Postal Service rullet ut et ERP og point-of-sale (POS) system som tilsynelatende ga ledelsen all den informasjon de trengte med god synlighet og rapportering. Problemet var at systemet gjorde jobben mer tungvint for brukerne og ble installert uten å gi særlig mye informasjon og opplæring. Resultatet: medarbeiderne mislikte systemet sterkt.

Dette eksempelet belyser hvor farlig det er å ignorere brukernes motstand mot å ta i bruk en ny applikasjon. Noen medarbeidere kan bli frustrert over å måtte lære et nytt system, mens andre synes de er for opptatt og misliker å måtte sette av tid til opplæring. De kan synes det er overveldende med alle de nye mulighetene som ligger i systemet og kan også synes det er ubehagelig at ledelsen enklere kan kontrollere deres aktiviteter.
Forståelse blant brukerne og akseptanse av det nye systemet er kritiske suksessfaktorer. Hvis brukerne ikke forstår hvordan systemet fungerer, vil de ofte finne sine egne måter å gjøre ting på i systemet, og bare bruke de delene hvor de kan manipulere systemet.
For å unngå denne fellen er det viktig å bruke tid på “change management”, endringsledelse på norsk. Virksomheter som lykkes med implementering av ERP-systemer tilnærmer seg ofte oppgaven som en øvelse i endringsledelse.
For å lykkes må virksomheten få en ærlig forpliktelse fra alle funksjoner og alle nivåer i organisasjonen.

foto av kvinne med tall foran. brukt til illustrasjon i artikkel om erp feller du må unngå.

 

2. Undervurder ressursbehovet

Det er ikke uvanlig å se virksomheter feile i sitt ERP-prosjekt fordi det ikke er satt av tilstrekkelig med arbeidskraft og/eller andre ressurser til prosjektet. Hvis organisasjonen gjør en god jobb med valg av løsning og implementering vil et ERP-system være en viktig suksessfaktor i mange år fremover. Derfor er det viktig å sette av tilstrekkelig med ressurser til både evaluering av løsninger og implementering.
Hvis det er ressursmangel vil prosjektet bli en skuffelse fordi de forventningene man hadde ikke blir innfridd. Videre vil et ERP-prosjekt som er underbemannet kunne gi en dynamikk som fører til dårlige avgjørelser for å spare tid og kostnader.

 

3. Urealistiske oppstartsforventninger

Det er ufornuftig å sette en oppstartsdato tidlig i prosessen uten å ha komplett forståelse for hvilken påvirkning det nye systemet vil ha for den daglige driften. Det kan se bra ut på papiret og kan overbevise skeptikere om at det er en fornuftig investering, men datoen kan ende opp med å være totalt urealistisk og igjen føre til frustrasjon. Implementeringer kommer ofte i problemer fordi oppstartsdatoen er satt før prosjektet starter med lite detaljert kunnskap om applikasjonen og om hvordan den kan konfigureres og utnyttes.

 

4. Gjøre alt på en gang

For omkring et tiår siden var det en generell oppfatning at man burde gjøre en fullstending installasjon på en gang. I dag anser man det for mer fornuftig å dele implementasjonen opp i mindre biter. Det gir bedre oversikt og kontroll over prosessen.
Samtidig er det viktig å sørge for å holde god fremdrift og ikke bruke for lang tid fordi markedet er i stadig forandring.

 

5. Velge for generelt

Generelle one-size-fits-all ERP-systemer kan være bra for noen virksomheter, men på langt nær alle. Organisasjoner i mange markeder har større utbytte av å benytte systemer som har bransjespesifikke tilpasninger. Det er fornuftig å bruke tid på å undersøke hva andre i din bransje benytter og hvorfor.
Hvis du velger for generelt kan du bli nødt til å gjøre mange spesialtilpasninger kun for deg. Det er kostbart og kan gjøre fremtidige oppgraderinger kompliserte og tidkrevende. Let etter en leverandør med fokus på din bransje.

 

Hvis det ikke er klare mål helt fra start for hva ønsket resultat er og hvordan man skal komme dit, vil man til slutt feile. Målene må være SMARTE: Spesifikke, Målbare, Aksepterte, Realistiske, Tids – og kostnadsbaserte og Enkle

 

Om

Legg igjen kommentar

Dine tilbakemeldinger er nyttige for oss. Din email vil ikke bli vist.